株式会社ケイ・コンベンション|個人情報保護方針

最終改定日：2008年10月28日

制定日：2008年10月28日

株式会社ケイ・コンベンション（以下、「当社」と呼びます）は、医療機関関係者向け国内・海外出張・宿泊手続き並びに医療系大学・薬学系大学からの依頼による国際会議・国内会議の企画・運営などを行う事業者として、更なるサービスの品質向上を目的に、当社が取扱う個人情報の保護について社会的責任を十分に認識し、本人の権利利益を保護して、個人情報に関する法規制等を遵守致します。

また、以下に示す方針を具現化するために、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ・セキュリティ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的な改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。

ａ）当社は、医療機関関係者向け国内・海外出張・宿泊手続き並びに医療系大学・薬学系大学からの依頼による国際会議・国内会議の企画・運営などの業務、並びに従業者の雇用、人事管理等において取扱う個人情報について、予め特定された利用目的の範囲内において、個人情報の適切な取得・利用及び提供を行い、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)は行いません。また、そのための適切な措置を講じます。
ｂ）当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。
ｃ）当社は個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失又はき損等のリスクに対しては、合理的な安全対策を講じ、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させて行きます。また不適切な事項については是正を行うなどの内部規程を定め、個人情報を最善の状態で保護致します。
ｄ）当社は個人情報の取扱いに関する苦情及び相談対応への内部規程を定め、苦情及び相談には、迅速かつ誠実に対応致します。
ｅ）個人情報保護マネジメントシステムについて、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直して、その改善を継続的に推進して行きます。

本方針は、全役員並びに従業者に配布して周知徹底させると共に、当社のホームページ（https://www.k-con.co.jp/privacy.html）に掲載することにより、いつでも、どなた様でも入手可能な措置を講ずるものとします。

株式会社ケイ・コンベンション　代表取締役　荒木　憲治

以上

個人情報保護苦情・相談窓口：　苦情相談窓口責任者宛

〒160-0022 東京都新宿区新宿一丁目27-2 山本ビル2階

TEL：03-5367-2382

FAX：03-5367-2187

Mail：info@k-con.co.jp

URL：https://www.k-con.co.jp

当社が保有する個人情報のお取扱いについて

直接書面以外の方法によって取得する個人情報の利用目的

当社は次の業務において取引先の個人情報をお預かりすることがあります。その利用目的は委託された業務を遂行するためであり、それ以外の目的には一切利用致しません。

旅行企画会社が企画した旅行商品の代理販売
学術大会の運営代行
事務局業務の運営代行

保有個人データに関する周知事項

1. 事業者の氏名又は名称及び住所並びに代表者の氏名

株式会社ケイ・コンベンション: 東京都新宿区新宿1-27-2山本ビル2階; 代表取締役　荒木　憲治

2. 個人情報保護管理者（若しくはその代理人）の氏名または職名、所属及び連絡先

個人情報保護管理者　総務部部長: TEL：03-5367-2382

3. すべての保有個人データの利用目的

1）旅行手配業で取得した個人情報

お客様から依頼された国内
海外旅行
宿泊予約などの手配のため

2）お取引先の皆様に関する個人情報

当社各事業に係る連絡、協力、交渉、契約履行等のため

3）お問い合わせされた皆様に関する個人情報

当社各事業に関するお問い合わせ対応のため

4）従業員に関する個人情報の利用目的

従業員人事管理、給与計算、社会保険手続き、福利厚生などを行うため
退職者予定者の退職手続きを行うため

5）採用募集者に関する個人情報の利用目的

採用選考のため
採用選考手続き及びその結果に関する連絡のため
入社前手続き実施とその他の手続きに関する連絡のため

4. 業務の委託

当社は、利用目的を達成するために必要な範囲において業務を委託することがあります。

5. 第三者への提供

当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、お客さまから取得した個人情報を、あらかじめお客さまの同意を得ることなく、第三者に提供いたしません。

旅行代理店業務遂行のため、航空会社等に提供することがあります。
法令に基づく場合
人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、お客さま本人の同意を得ることが困難であるとき
公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客さまの同意を得ることが困難であるとき
国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客さま本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき

6. 共同利用

当社は、取得した個人情報を共同利用することはいたしません。

7. 開示等の求めに応じる手続

1）開示等の請求の申出先

開示請求は下記の「個人情報保護苦情・相談窓口」にお問合せ下さい。当社が保有するご自身の個人情報の、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示を求める場合には、当社所定の書面に必要事項をご記入の上、提出していただくことがあります。

※『直接書面以外の方法によって取得する個人情報の利用目的』に明記している個人情報については、保有個人データではありませんので、開示等の求めには応じることが出来ません。

2）開示等の請求依頼にあたっては、本人確認をさせていただきます。場合によっては、公的な証明書の写しを郵送して確認させていただくことがあります。

※代理人については、委任状の提出して頂き確認を行います。なお、代理人を立てる場合には、ご本人と代理人両者の公的証明書のコピーの提出が必要になります。また、電話やメール、FAXなどで開示等の要求のあった場合は、一切受け付けておりませんので、簡易書留郵便等の発送記録が取れる方法での提出をお願い致します。
※未成年者又は成年被後見人の法定代理人の場合は、法的な代理権を証明する書類で代理権があることを確認いたします。

3）開示請求（「利用目的の通知」「保有個人データの開示」の請求）にあたり、手数料は800円を上限に徴収いたします。これを超えることが明白な場合は別途、ご連絡いたします。

8. 保有個人データの安全管理措置

当社の保有する個人情報を保護するため、以下の安全管理措置を講じます。安全管理措置の詳細な内容は

1）基本方針の策定

個人データの適正な取扱いの確保について取り組むために、基本方針を策定しています。

2）個人データの取扱いに係る規律の整備

個人データの漏えい等の防止その他の個人データの安全管理のために、個人データの取扱いに係る規程類を策定しています。

3）組織的安全管理措置

個人データの取扱いに関する責任者を任命するとともに、法令又は規程に違反している事実やおそれを把握した場合における責任者への報告連絡体制を整備しています。
個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化しています。
個人データの取扱状況を確認するため、定期的に自己点検の実施や外部の者による審査を受けています。
個人データの取扱状況の把握及び見直しを行い、個人情報保護体制の改善に取り組んでいます。

4）人的安全管理措置

個人データの取扱いに関して、個人情報保護の重要性を周知・啓発し、定期的な教育を実施しています。
個人データを取扱う従業者から秘密保持に関する誓約書を取得しています。

5）物理的安全管理措置

個人データを取扱う区域において従業者および来訪者の入退室管理を行っています。
個人データを取扱う機器、書類、電子媒体等の利用、保管、廃棄等に関する措置を定め、盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。

6）技術的安全管理措置

アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
個人データを取扱う情報システムに対する、個人情報データベース等を取り扱う情報システムを使用する従業者を識別・認証しています。
個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

7）外的環境の把握

外国における個人情報の取扱いについて、当該外国の個人情報の保護に関する制度を把握したうえで上記安全管理を適切に講じています。

9. 個人情報の取扱いに関するお問合せ、苦情及びご相談について

個人情報の取扱いに関するお問合せ、苦情及びご相談につきましては、以下の当社「個人情報保護苦情・相談窓口」にご連絡ください。

［個人情報保護に関するお問い合わせ窓口］: 株式会社ケイ・コンベンション　苦情・相談窓口責任者; 〒160-0022 東京都新宿区新宿1-27-2 山本ビル2階; TEL：03-5367-2382FAX：03-5367-2187; メール：info@k-con.co.jp

10. 認定個人情報保護団体

認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先
認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会: 苦情の解決の申出先：個人情報保護苦情相談室; 【住所】〒106-0032　東京都港区六本木1-9-9　六本木ファーストビル内; 【電話】03-5860-7565　 0120-700-779

上記問合せ先は、当社のサービスに関する問合せ先ではありません。

当社では、より良くお客様の個人情報保護を図るため、及び法令等の変更に対応するために、当社が保有する個人情報のお取扱いについて」を改定することがあります。